UA-99588513-1 Dirbkite mažiau - padarykite daugiau - Psichologija Tau

Žvelgiantiems giliau

Padėk sau

Dirbkite mažiau – padarykite daugiau

Dirbote visą dieną, o galva pilna nebaigtų darbų. Galbūt pats laikas pasidomėti produktyvaus darbo triukais?

 

Rytas. Atvykstate į darbą kupini energijos, pasiryžę kibti į darbus. Pradedate nuo pirmosios užduoties, palengva įsibėgėjate ir… O, atėjo el. laiškas. Turite jį perskaityti ir nedelsdami atsakyti. Tai padarę, bandote grįžti prie darbo, bet suskamba telefonas. Manote, kad po pokalbio pagaliau galėsite ramiai atlikti užduotį, bet… Kai padėsite ragelį, kas nors biure būtinai pradės klausytis erzinančios muzikos, o galiausiai iš kažkur išdygs draugiškai nusiteikęs kolega su puodeliu kavos rankoje ir priėjęs prie jūsų draugiškai paplekšnos per petį: „Na, tai kaip savaitgalis?“

 

Trukdžių kaltininkai

 

Pertraukimai yra neatsiejama mūsų darbo dienos dalis: laiškai ir skambučiai, internetas ir kolegos. Anot psichologės Glorijos Mark, daugybę metų tyrinėjusios produktyvaus darbo kliūtis, darbe esame pertraukiami vidutiniškai kas tris minutes! Pakeliame telefoną, padedame telefoną, įjungiame programą „Word“, pažiūrime į laikrodį, persimetame pora žodžių su bendradarbiu, įsijungiame „Facebook“… Kai nuolat susiduriame su tiek trukdžių, sunku patikėti, kad apskritai per dieną ką nors padarome.

 

Kai kurie trukdžiai mus užklumpa iš šalies: plūsta el. laiškai, telefonas nenustoja skambėjęs, kas nors garsiai juokiasi, kitas daug vaikšto, o vadovas staiga sumano surengti papildomą susirinkimą. Suversti atsakomybę išoriniams šaltiniams populiaru, bet netikslu: anot G. Mark, beveik pusė visų pertraukimų yra sukelti mūsų pačių. Taip, mes pertraukiame savo darbą beveik taip pat dažnai kaip ir kiti žmonės (bei modernios technologijos) – trukdome sau kokybiškai dirbti, pereidami vis prie naujos veiklos.

 

Todėl kone kiekvienam pažįstamas jausmas, kai praleidus darbe aštuonias valandas (o neretai ir visas dešimt) padaroma tik nedidelė dalis darbų. Kartais ima atrodyti, kad svarbiausia jūsų darbo funkcija – „gesinti gaisrus“ ir reaguoti į pertraukimus.

 

Dažnai girdime apie produktyvumą, laiko valdymą ir naiviai tikimės, kad su laiku situacija pasitaisys arba ką tik į telefoną atsisiųsta laiko planavimo programėlė išspręs mūsų rūpesčius. Tačiau belaukiant, kol taip nutiks, tikrai nepakenks susipažinti su keliais principais, kaip veikia mūsų smegenys darbo kontekste.

 

 

Neplanuok planavimo – tiesiog daryk

 

Dirbdami dažnai gaištame laiką neproduktyviai veiklai, vėliau kaltiname save ir graužiamės, kad tai – valios trūkumas. Valia dažnai atlieka menkesnį vaidmenį, nei manome. Tad vien jos pastangomis perlaužti save į produktyviąją pusę vargu ar pavyks. Mūsų smegenys natūraliai bijo didelių projektų, todėl, susidūrę su rimta ir atsakinga užduotimi, nejučia užklumpame save bežiūrintį dešimtą „Youtube“ filmuką iš eilės.

 

Mokslininkas Johnas Barghas antrina šiai minčiai: mūsų smegenys mėgsta vaidinti, kad yra užsiėmusios, ir simuliuoja kažko darymą, susidūrusios su stambesniais projektais. Bijome pradėti daryti tą didelį darbą, todėl mūsų dėmesį nukreipia atpalaiduojančios veiklos arba smulkios, streso nekeliančios užduotys, kurios – staigmena! – užpildo visą mūsų laiką. „Ryt galutinis projekto terminas… Einu susitvarkysiu kompiuterio piktogramas.“

 

Ieškantiesiems būdų veiksmingiau dirbti naudinga sužinoti apie Zeigarnik efektą. Šis fenomenas, pavadintas jį atradusios mokslininkės vardu (Bluma Zeigarnik – psichologė, gimusi Prienuose, Lietuvoje), pirmą kartą aprašytas jau beveik prieš šimtmetį. Jo esmė paprasta – tai, kas neužbaigta, lieka mūsų galvoje. Kai kuriuose šaltiniuose teigiama, kad B. Zeigarnik pirmą kartą atkreipė į tai dėmesį, stebėdama padavėjus restorane. Jai pasirodė įdomu, kad padavėjai prisimena užsakymus su daugybe patiekalų, bet informacija išsitrina iš atminties, vos ant staliukų patiekus maistą.

 

  1. Zeigarnik atliko eksperimentus, kuriuose dalyviams reikėjo spręsti įvairias užduotis. Kai kurie dalyviai tyrimo metu būdavo pertraukiami, kiti – ne. Vėliau buvo klausiama, kokias užduotis tiriamieji prisimena darę. Pasirodo, nutrauktos užduotys buvo įsimenamos 90 proc. geriau nei tos, kurios buvo tvarkingai užbaigtos.

 

Mes ne tik bijome didelių projektų (visi žino, kaip sunku juos pradėti!), bet ir pradėję negalime atsikratyti įkyrių minčių. Zeigarnik efektas prie to prisideda: mūsų smegenys nebaigtų darbų nepamiršta ir darbinė atmintis nuolat sukasi. Todėl, jei norisi, kad galva nebūtų apkrauta šalutinėmis mintimis apie nebaigtus darbus, būtina išskaidyti didelius projektus į smulkesnes užduotis (su savomis taisyklėmis, savais baigimo terminais ir t. t.). Jei į kiekvieną jų žiūrėsite kaip į atskirą mažą projektą, kiekvieną pabaigus smegenys nurims.

 

 

Daugiau dirbsi – daugiau padarysi?

 

Vis daugiau vadovų organizacijose rūpinasi, ar darbuotojai neleidžia laiko veltui, tačiau pavaldinių darbo kokybė dažnai vis dar matuojama valandomis, praleistomis sėdint kėdėje priešais kompiuterio ekraną. Tyrimai rodo, kad dirbantys žmonės dažnai atlieka nebūtinas užduotis, kad tik atrodytų užsiėmę.

 

Kiek laiko per savaitę reikėtų dirbti? Šį klausimą nagrinėjo ne vienas tyrimas ir, nors universalų valandų skaičių apibrėžti sudėtinga, tyrimų rezultatai patvirtina tai, ką mums kužda sveika nuovoka: dirbant viršvalandžius, produktyvumas krinta. Pavyzdžiui, 2008 m. Mariannos Virtanen ir kolegų atliktas tyrimas lygino žmones, dirbančius po 40 ir 55 val. per savaitę. 55 val. per savaitę darbas buvo susijęs su suprastėjusia kognityvine funkcija – ši žmonių grupė prasčiau atlikdavo žodyną ir samprotavimą tikrinančius testus.

 

Pasak mokslininko Peretzo Lavie, norėdami tvarkingai paskirstyti energiją, turime griežtai nuspręsti, kad po kiekvienos produktyvios sesijos seks trumpa atokvėpio pertraukėlė. Dirbdami be poilsio niekaip negalėsime išlaikyti didelio produktyvumo visą dieną. Dirbti daug lengviau, kai iš anksto žinome, kada galėsime pailsėti.

 

Taigi svarbiausias principas yra paprastas: stambius projektus skirstyti į smulkesnius darbus, o tada iškart suplanuoti darbo ir pertraukėlių laiką, kurio laikysimės.

 

 

Nesiblaškykite ir smegenys jums padėkos

 

Dažniausiai pasitaikanti klaida siekiant didesnio produktyvumo – kelių darbų darymas vienu metu, t. y. šokinėjimas nuo vienos veiklos prie kitos. JAV 2013 m. darbo produktyvumo ataskaita (angl. Workplace Productivity Report) atskleidė, jog dauguma žmonių darbe nuolatos atitraukiama nuo savo pagrindinės veiklos, ir tik nedidelė dalis sugeba veiksmingai bei greitai grįžti prie nutrauktų darbų. Kiekvieną kartą, kai dirbate intelektinį darbą ir esate sutrukdomi, pavyzdžiui, suvibruoja jūsų telefonas ar iššoka „Skype“ langelis, net ir viena sugaišta minutė gali reikšti 20 minučių prarasto produktyvumo (tiek laiko reikės praleisti bandant grįžti prie ankstesnės užduoties).

 

 

Įdomūs faktai apie kelių veiklų darymą vienu metu

 

  • Per 20 metų atlikti psichologiniai tyrimai rodo aiškią tendenciją: perėjimas nuo vienos veiklos prie kitos mus sulėtina. Darbus atliekame iki 40 proc. lėčiau, negu darydami juos paeiliui, t. y. vienu metu vieną darbą.

 

  • Toks blaškymasis mažina gebėjimą susikaupti. Stanfordo universiteto mokslininkai Kepas Lohas ir Ryota Kanai teigia, kad tie, kas nuolat atlieka keletą darbų vienu metu, pripratina smegenis blaškytis – ilgainiui taip dirbant gali keistis smegenų struktūra, todėl tampa vis sunkiau susitelkti į vieną užduotį.

 

Ironiška, bet vis dar dažnai manome, kad daugybinio režimo veikla yra veiksminga: šitaip dirbantis žmogus atrodo aktyvus, nuolat įsisukęs į veiksmą, todėl kuriama iliuzija, kad jis nuverčia kalnus. Dažnai užimtumą prilyginame produktyvumui, nors iš tiesų jie tarpusavyje gali turėti mažai bendra.

 

El. laiškų pinklės

 

Labiausiai paplitęs (ir vienas kenksmingiausių) darbinis įprotis – dažnas el. pašto dėžutės tikrinimas. Pats veiklos pobūdis – skaityti laiškus – nėra blogas. Bėda yra šiai veiklai skiriamas laikas. Visiems pažįstamas jausmas, kai darant ką nors svarbaus pasirodo pranešimas, kad gavote naują laišką – iš vadovo, kolegos ar antrosios pusės. Net jei atsakymas trunka akimirką, šis mažas trukdys išmuša mus iš vėžių ir išblaško. Jei tai kartojasi daugybę kartų per dieną, dienos pabaigoje suprantate nuveikę mažiau, nei galėjote.

 

Jei tikrinatės el. paštą kas 10 minučių (arba to langelio apskritai neuždarai, kad galėtum realiuoju laiku pastebėti kiekvieną gautą laišką), tampate labai reaktyvūs. Žaidžiate pagal kitų žmonių taisykles, nustumdami savo pačių darbus į antrąjį planą. Žmonės žino, kad greitai reaguosite, todėl netrukus ima to reikalauti ir laikyti tai savaime suprantamu dalyku. Jie ima rašyti be paliovos.

 

Gali atrodyti, kad nuolatinis komunikacijos priemonių naudojimas naudingas, nes užtikrina, jog nepraleisite nė kąsnio svarbios informacijos. Tačiau kas nutiks, jei tas kąsnis informacijos šiek tiek palauks? Turbūt visi sutiktume: tokių situacijų, kurioms žūtbūt reiktų mūsų dėmesio dabar, šią akimirką, yra labai mažai.

 

Anot tyrėjų Thomo Jacksono ir Ray’aus Dawsono, geriausia el. pašto dėžutę tikrintis porą kartų per dieną (jei būtina, kas keletą valandų) iš anksto nustatytu laiku. Taigi patarimas trumpas: išjunkite pranešimus ir pasirodančius langelius, informuojančius apie kiekvieną gautą laišką. Su visais laiškais susitvarkysite iš karto, kai ateis tam skirtas laikas. O kol kas ramiai dirbkite prioritetinius darbus – joks laiškas tikrai niekur nedings, jei per sekundę į jį nesureaguosite.

 

Kad susirinkimai nebūtų laiko švaistymas

 

Ne paslaptis, kad dideli laiko rijikai darbovietėje yra susirinkimai. Įmonės turi įvairių strategijų, siekdamos sumažinti laiko švaistymą per susirinkimus. Pavyzdžiui, „Google“ naudoja didelį ir aiškiai matomą laikmatį: jis pastatomas per susirinkimus ir skaičiuoja, kiek minučių bei sekundžių liko tam tikram dalykui aptarti. „Yahoo“ vadovai siekia susirinkimus daryti kuo trumpesnius – įprasta trukmė yra 10–15 minučių.

 

Vašingtono universiteto Sent Luise tyrėjai teigia, kad susirinkimai atneša daugiau naudos, jei žmonės juose… stovi. Tai ne tik padidina norą bendradarbiauti, bet dažnai ir sutrumpina susitikimo laiką, aptariant svarbiausias temas, o šalutinę informaciją paliekant nuošaly (juk niekas nenori mindžikuoti valandų valandas, kol paskaus kojas!).

 

Nemažai įmonių laikosi taisyklės, kad susirinkimuose turėtų dalyvauti iki septynių žmonių. Skaičiuojama, kad kiekvienas papildomas žmogus sumažina našumą 10 procentų. Jei pasitarime dalyvauja 17 ar daugiau žmonių, tikėtina, kad sprendimas apskritai nebus priimtas.

 

Ne kiekvienas turime pakankamai įgaliojimų pakeisti įprastą susirinkimų tvarką. Tačiau, jei turime galimybę ką nors koreguoti, visada pravartu žinoti, kaip tai daryti.

 

Pasidarykite pertraukėlę!

 

Ar žinote tą jausmą, kai įsijaučiate į projektą, darbai einasi kaip per sviestą, nuotaika pakili, idėjos sproginėja viena po kitos? Tuomet žinote ir faktą, kad tai ilgai nesitęsia. Kurį laiką buvę kaip ant sparnų, pajuntate nuovargį, tampate išsiblaškę ir net suirzę. Mokslininkai Atsunori Ariga ir Alejandro Lleras teigia, kad tai natūralu: mūsų smegenys nepritaikytos susikaupti ilgam.

 

Smegenys funkcionuoja skirtingais režimais: jos gali būti susitelkusios į tikslą (kai mąstome, mokomės, rašome) arba atsipalaidavusios, kai įtemptai nemąstome. Kad būtume produktyvūs, labai svarbu susitelkti – tai žino visi! – bet mokslininkai įsitikinę, kad atsipalaidavimas atlieka ne mažesnį vaidmenį. Kai svajojame ir leidžiame mintims laisvai klaidžioti, pastebimas įvairių smegenų regionų suaktyvėjimas. Štai kodėl kartais būna taip, kad susikaupę nesugebame išgvildenti sudėtingų problemų, o sprendimas šauna į galvą vėliau, atsipalaidavus, visiškai netikėtai: kai vairuojame arba maudomės duše.

 

Todėl vienas veiksmingiausių būdų, padedančių įveikti rimtus darbus, – pertraukėlės, kad išjungtume ir vėl įjungtume savo mąstymą. Toks atokvėpis naudingas, nes leidžia atsipalaiduoti, žengti žingsnį atgal ir pasitikrinti, ar viską darote teisingai. Kai ilgą laiką dirbate nepakeldami galvos, didėja tikimybė pamesti bendrą vaizdą ir išklysti iš kelio, o poilsio minutėlės viską sudėlioja į vietas.

 

Produktyvumui padeda ir kojos

 

Ką veikti per pertraukėles? Remiantis tyrimu, kurį atliko švedų mokslininkai M. Oppezzo ir D. L. Schwartz, įtraukti truputį sporto į darbo dieną gali būti vienas protingiausių sprendimų. Anot tyrimo autorių, galima iš 40 valandų darbo savaitės išimti kelias valandas, jas panaudoti sportui ir pasiekti tokių pačių ar net geresnių darbo rezultatų (jau nekalbant apie naudą sveikatai, gaunamą iš sporto).

 

Produktyviam kūrybiniam darbui padeda mūsų… kojos! Taip, tyrimai rodo, kad pakanka vos 20 minučių pasivaikščioti, kad į smegenis pritekėtų daugiau kraujo (kas siejasi su padidėjusiu kūrybingumu). Reguliarūs pasivaikščiojimai leidžia džiaugtis pagerėjusia atmintimi ir sklandesniais kognityviniais procesais. Neseniai Stanfordo universiteto paskelbtame straipsnyje pabrėžiama, kad išėjus pasivaikščioti žmonių kūrybinis mąstymas pagerėja 60 procentų. Galbūt verta atgnybti šiek tiek minučių nuo pietų pertraukos, kaip manote?

 

Profesorius Avneris Ben-Neras su kolegomis siūlo įrengti darbovietėje bėgimo takelį. Atlikti eksperimentai rodo, kad lėtas ėjimas ant treniruoklio padidina produktyvumą ir užduočių atlikimo kokybę. Iš pradžių darbuotojams gali reikėti laiko apsiprasti, bet paskui tai atsiperka su kaupu.

 

 

Daugiau „Facebook“ ir kačiukų!

 

Jei jus pričiupo darbo vietoje naršančius socialiniame tinkle „Facebook“, nenukabinkite nosies – gal dar būsi išrinkti mėnesio darbuotoju! Melburno universitete Australijoje atliktas tyrimas neigia paplitusią nuomonę, kad nuklydimas į socialinius tinklus yra peilis produktyvumui. Tyrimo autorius Bentas Cokeras įsitikinęs: jei socialinė žiniasklaida vartojama saikingai, ji padeda sustiprinti dėmesio sutelkimą. Darbuotojai, biure asmeniniais tikslais naudodami „Facebook“, yra maždaug 9 proc. darbingesni nei kiti – jie maloniau atsipalaiduoja, todėl geriau ir susikaupia. Tiesa, esminis dalykas: tai galioja tik tada, kai naršoma saikingai (iki 20 proc. viso darbo laiko).

 

Kitame smagiame japono Hiroshi Nittono ir kolegų tyrime paaiškėjo, kad užduočių atlikimas pagerėja, jei prieš tai būnate pažiūrėję į mažų gyvūnėlių nuotraukas (deja, suaugusių gyvūnų paveiksliukai tokio poveikio mums nedaro).

 

Skamba kaip geros žinios: įsivaizduokime, kaip 20 proc. darbo laiko leidžiame prisijungę prie socialinio tinklo „Facebook“, juokiamės iš juokingų kačiukų nuotraukų ir dienos pabaigoje vis tiek būname nuveikę daugiau už kitus. Tereikia tai paaiškinti savo vadovui.

 

Kol skaitėte šį straipsnį, tikėtina, kad buvote stabtelėję kelis kartus – pasitikrinote telefoną, gurkštelėjote arbatos ar perbėgote akimis naujienų srautą savo „Facebook“ paskyroje (gal kas nors nauja nutiko nuo to karto, kai tikrinotės paskutinį sykį – prieš visas 10 minučių?). O galbūt ausys pagavo pokalbio, vykstančio gretimoje patalpoje, nuotrupas. Gal kas nors priėjo kažko pasiteirauti.

 

Reikia būti sąžiningiems patiems sau: nors sakome, kad informacijos perteklius kelia stresą ir yra didžiulė problema, iš tiesų mažai ką darome, kad situacija pasikeistų. Kiek iš mūsų išjungiame telefoną arba bent jau padedame jį toliau nei rankos atstumu, kad mūsų neblaškytų? Kiek iš mūsų esame pasakę kolegoms, kad be rimtos priežasties neitų prie mūsų darbo stalo su „vienu trumpu klausimu“? Kiek iš mūsų atsijungiame nuo interneto, kad galėtume visiškai susitelkti į rašomą ataskaitą?

 

Tikriausiai tokių yra labai mažai. Arba, kitaip tariant, beveik niekas.

 

Kartais pernelyg įsisukame į darbus ir apie darbo našumą neturime kada mąstyti. O kartais tiesiog nežinome, kaip paprastai ir greitai pagerinti situaciją.

 

Galbūt per daug nesiskiriate nuo kitų žmonių. Išskyrus tai, kad šią akimirką žinote truputį daugiau. Tad viena smagi užduotis, kurią šiandien pat (ar rytoj) galite padaryti, yra užsikaisti kavos, prieiti prie kolegos, lengvai patapšnoti jam per petį ir pasakyti: „Turiu tau ką papasakoti.“

Komentuoti